≡ Menu

Kerem Sarı

Zaman Yönetimi ve İş Planı ile Verimli Çalışma Teknikleri

Çoğu kişinin kafasında yapması gereken çeşit çeşit işleri vardır. Bazı kişiler bu işleri nedeniyle istediği veya ihtiyacı olduğu birçok şeye zaman ayırmakta zorlanabiliyor. İşlerinizi bir zaman çizelgesine oturtursanız özel hayatınıza veya diğer işlerinize vakit ayırabilmeniz veya daha çok vakit ayırabilmeniz daha mümkün bir hale gelecektir. Ayrıca zaman yönetimine iş planlamasıyla başlayarak iş akışınızın daha sağlıklı ilerlemesini sağlayacaksınız. Bazı kişiler iş planlamasının başlı başına bir iş olduğu, yapmanız gereken işlerin arasına bir iş daha eklemenize sebep olduğunu söylerler.

Doğrusu bu düşüncede bir gerçeklik yatıyor. Sonuçta zaman kazanmak için belli bir zamanı iş planlamasına ayırmanız gerekiyor. Bu düşünceye sahip insanlar genelde sürekli çalışan, bütün işlerini aynı gün bitirenlerdir. Bütün işlerinizi yetiştiriyor olabilirsiniz. Peki ne kadar boş zamanınız kalıyor, yada ne kadar yoruluyorsunuz?  Şu bir gerçek ki, plansız iş hayatı daha çok zamanınızı ve enerjinizi harcar.

Aslında bu konu kaliteli bir şekilde mutlu yaşamın önemli bir alt başlığı. Plansız bir iş hayatı kendinize zaman ayırmanıza engel olabilir. Kendinize zaman ayıramazsanız işinizde başarılı olma ihtimaliniz düşer ve gittikçe yaptığınız işleri daha uzun sürede yapmaya başlarsınız.

Zaman yönetimi ile verimli çalışma teknikleri yüzyıllardır varlar ve halen günümüzde farklı karakterlere uygun daha iyi ve kişisel teknikler geliştirilmeye çalışılıyor. E insanlık tarihinin ilk dönemlerinde tek amaç yaşamak hatta “sade”ce yaşamak olduğu için kimsenin zaman yönetimi kavramı gibi bir derdi-sorunu yoktu. Artık genel olarak yoğun tempoda daha iyi yaşayabilmek için bir plana uyarak çalışmak, gezmek, uyumak, okumak, yemek vesaire gerekiyor.

Genelde zaman yönetimini başarılı insanların en büyük sırrı olarak daha popülerdir. Doğru, başarı; her canlı için durmadan aynı hızda akan zamanın nasıl kullanıldığına bağlı bir durumla yön bulur. Herkes aynı 24 saati yaşıyor, fakat sadece belli bir plan içerisinde verimli bir şekilde geçen 24 saat başarının habercisi olur. Dünyada başarının simgesi olarak gösterilebilecek onlarca kişi başarının sırrının zaman yönetimiyle doğrudan ilgisi olduğunu dile getirmiştir.

Bu yüzdendir ki; Belli kültürlerle, toplumlarla özdeşleşmiş birçok zaman yönetimi tekniği var. Bunlardan bir kaçını örnek olarak bilmeyenler için paylaşacağım. Tamamına yer vermeyeceğim çünkü bu konuyu sadece zaman yönetiminin önemli olduğunu, hayatınızı kesinlikle olumlu yönde etkileyeceğini anlatmak için oluşturdum. Neden bu şekilde zaman yönetimi teknikleri gelişti peki? Mısır Piramitleri için harcanan insan gücünü bilmeyeniniz yoktur diye düşünüyorum. Devasal kaya parçaları uzun mesafeler boyunca taşınmış ve o günün koşullarında nasıl mümkün olur diyeceğimiz yüksekliklere çıkartılıp yerleştirilmiştir. Bu inanılmaz yapılar için çok ciddi ve detaylı planlamalar ve bu planları inanılmaz bir uyumla zamanlama yaparak fiziksel güce dönüştürmeyi başaramamış olsaydılar şuan dünyanın en büyük harikası olarak Mısır Piramitlerini konuşuyor olmazdır. Anlayacağınız yüzyıllardır en büyük başarıların arkasında iyi bir iş planı ve zaman yönetimi tekniği vardır.

Evet, şuana kadar plansız yaşayan arkadaşlarım, neye ne kadar zaman ayırdığınızı tespit ederek bir kağıda dökün ve analiz yapın. Eminim ne kadar düzensiz bir hayatınızın olduğunu göreceksiniz.

Zaman yönetimi tekniklerinden bir kaçı;

Eisenhower Matrisi

Bu tekniğin tarihi çokta eski değil. 1953-1961 yıllarında ABD başkanlığı yapan bir siyasetçi tarafından geliştirilmiş. ABD başkanlığı yapmış bir ismin bir zaman yönetimi tekniğiyle de tanınması, konun önemini ve etkilerini yeterince etkili bir biçimde kanıtladığını düşünüyorum.

“Önemli olan nadiren acildir, acil olansa nadiren önemli” D. D. Eisenhower

Bu teknikten kısaca bahsedelim. Mantığı çok basit aslında. Eisenhower Matrisi yapmanız gereken işleri dört farklı grupla katagorize ediyor. Acil ve önemli, Acil değil ama önemli, Önemli değil ama acil, Önemli değil ve acil değil  şeklinde dört başlıkta işlerinize anlaşılır bir görünüm kazandırıyorsunuz. Görürseniz, gözünüzde büyültmekten bıkmadığınız işlerin aslında çokta sıkıntı verici olmadığını görürsünüz. Sonrasında yapmanız gereken bu dört maddeyi önem sırasına göre uygun zamana yerleştirip uygulamaya almak.

Acil – Önemli: Zamanlama yaparken ilk sırada olması gereken grup.

Acil Değil – Önemli: Yapmanız gereken ama önemli olmayan işleri belirlemek bu tekniğin en önemli noktalarından biridir. Size veya işinize bir katkısı olacağını düşündüğünüz işleri asla bir kenara koymayın, onları bu kategoriye alarak ikinci fırsatta değerlendirin. Başarının kokusu gelmeye başlayacak.

Önemli Değil -Acil: Bu işler rutin yapmanız gereken telefon, mail vs. gibi az zaman alan ve yapılması gereken işlerin bulunacağı kategori. Bu iş hayatınızda belirgin bir konumda olmanızı sağlar. Başarılı biri olmak için önemli bir kategoridir.

Önemli Değil-Acil Değil: Bu kategori çok önemlidir. Plansız bir hayatta bu kategoriye koymanız gereken işlerle çok zaman harcarsınız. Bu alanı iyi organize edebilirseniz diğer maddelere daha fazla zaman ayırma imkanınız olacak. Yani Eisenhower tekniğinin verimli çalışmak, karşılığını alabileceğiniz işler yapmak olarak yorumlanabilmesi için en önemli kategoridir.

Kim başarılı olmak istemez, kim kendine daha çok vakit ayırmak istemez? Bu teknikler sürekli iş, mücadele, koşuşturma, robotlaşma gibi yorumlanmamalı. Genelde yaptığımız hatalardan biri bu. Zaman yönetimi, iş planlaması aslında kendimize, özel hayatımıza yada özel kişilere daha çok zaman ayırmamız için, buraya dikkat; başarılı bir insan olarak zaman ayırmamız için gereklidir!

Çok bilinen bir diğer teknik:

Pomodoro Tekniği

Ups! Biliyordun değil mi, bunu daha önce duymuştun. En bilinen zaman yönetimi tekniklerinden biridir Pomodoro. İtalyanca karşılığı domatestir. Evet bir domatese benzetilen zaman yönetim tekniği. Aslında pomodoro zamanlayıcısı dememiz daha doğru olur. Bu zamanlayıcıyı bir önceki zaman planlama tekniğiyle belirlediğimiz işleri yaparken kullanabiliriz. Yani ikisinden birini veya bir başka tekniği seçme gibi bir durum söz konusu değil. Her ikisini, hatta birbirine destek olabilecek bir çok tekniği aynı anda kullanabilirsiniz.

Pomodoro zamanlama nasıl yapılır?

Bu zamanlama tekniği ile işe olan adaptasyonunu kaybetmeniz çok zor. Sıkılmanıza, üf-püf yapmanıza engel olan bir tekniktir. 25 dakikalık bir çalışma sürecinden sonra size 5 dakika dinlenmenizi söylüyor. Bu 30 dakikalık süreç bir Pomodoro ediyor. Her 4 Pomodoro sonrası, yani her 25 dakikalık çalışma sonrası 5 dakikalık modayı 4 kez tekrarlamanız sonrasında 20 ile 30 dakika arası uzun bir mola vermenizi söyler. Bu şekilde sıkılmadan verimli bir şekilde çalışmanızı sağlayan bir teknik olarak önerilmeye, uygulanmaya devam ediyor. Tabii minik molalarda kendinizi iyi bir şekilde ödüllendirmeniz, tekniğin etkisini belirleyen en önemli faktördür. Çay, kahve, müzik, yürüyüş vs. Kendiniz için en iyisini yapın.

Teknik için zaman tutabileceğiniz bir web sitesi: Tomato Timer

Şuana kadar anlatmaya çalıştığım bütün yöntemler bir hedefle en güzel şekli alır. Hedefinizi belirlemeyi sakın unutmayın. Bir hedef doğrultusunda işinizi, hayatınızı planlarsanız daha başarılı bir iş çıkartmanız kaçınılmaz olacaktır. Hedeflerini en iyi şekilde planlayarak ve zamana oturtarak aşırı başarılı olmuş insanların hikayelerini her yerde bulabilirsiniz. İzleyin, dinleyin, okuyun.

Zaman Yönetimiyle ilgili akademik bir kaynak: (Ayten Akayat, Doç. Dr. Nezahat Güçlü)

Kaynaklar:

Bütün bu oluşumla daha başarılı bir iş çıkartmak için kararlılık çok önemlidir. Daha önce bahsettiğim gibi hedef, kesin ve net olanlarından. Gerçekçi olun, hedefleriniz sizi heyecanlandırsın. Zaman yönetimi bunlarla bitmiyor tabi, etkili bir zaman yönetimiyle, iyi bir iş planını başarıya dönüştürmek için; Takvim kullanın, not alın, hayır demeyi öğrenin, listeler yapın, sabah ilk işiniz olsun. Hepsi birbirinden önemli konulardır. Bunları hayatınıza alın, kabullenin, bir parçanız olsun.

Bol başarılı bir gelecek diliyorum.

Yazar Hakkında: Çalışıyor, geziyor, okuyor, öğreniyor ama en çok; içerik odaklı seo çalışmalarıyla ilgileniyor! Bu yüzdendir ki; bu blogda bu konuların ne işi var demeyin! O konular bir fikre hayat veriyor.


{ 4 Yorum… add one }
  • rakko man

    Teşekkürler, başarılar dileriz.

    • Kerem SARI

      Ben teşekkür ederim.

  • Sinem B.

    Eline sağlık Hocam, son zamanlarda kendi kendime geliştirdiğim bir kaç yöntemin her birini yakalık bir ay boyunca devam ettirerek denedim. Burada asıl önemli konu her ne olursa olsun devamlılığını getirebilmek. Bir zaman planlama yöntemi seçmek bu işin başlangıçı. Önemli olan seçtiğin zaman planına mecburiyet haliyle uymaktır. Bunu başarabilmek eşittir zamanı verimli kullanabilmek. Teşekkürler.

    • Kerem SARI

      Katkın için asıl ben teşekkür ederim.

Bir yorum yazın